Sicherer Umzug Ihres Hotel-PMS-Systems ohne Datenverlust

Inhalt

1. Einführung
2. Herausforderungen bei der Datenmigration
3. Planung und Vorbereitung des PMS-Umzugs
4. Schritte zur Migration des PMS-Systems
5. Gewährleistung von Daten- und Historiensicherung
6. Best Practices

1. Einführung in den Hotel-PMS-Umzug

Na? Läuft schon der Angstschweiß?
Für den Umzug eines PMS-Systems (Property Management System) kann es verschiedene Gründe geben. Der Wunsch nach mehr Schnittstellen, nach einer moderneren, intuitiven Benutzeroberfläche oder eine Cloud basierte Software ist in vielen Hotels stark, denn dadurch erhoffen sich zukunftsgerichtete Hotels zurecht eine verbesserte Funktionalität und erhöhte Effizienz für gesteigerte Gästezufriedenheit und höhere Umsätze. 

Gleichzeitig ist die Entscheidung für einen PMS-Wechsel nicht ohne: der Gedanke an erheblichen Aufwand und Risiken, wie Betriebsunterbrechungen, Produktivitätseinbußen und Datenverlust lässt den Blutdruck einiger Hoteliers gern mal in die Höhe schnellen.

Womit Sie bei einem PMS-Wechsel rechnen können, welche Risiken Sie wie minimieren und warum die Mitnahme der Gästedaten- & Reservierungshistorie so wichtig ist, klären wir in diesem Artikel.

Warum ein reibungsloser Umzug wichtig ist

Bei einem PMS-Wechsel verlieren Hotels bis zu 98,4 Prozent ihres Datenbestandes an Reservierungen. 98,4 Prozent!  Stellen Sie sich vor: Ein langjähriger Stammgast wird von Ihrer Rezeption wie ein Erstbesucher behandelt. Peinlich … und etwas, das man defintiv vermeide möchte.

Der Wechsel eines Hotel-PMS-Systems ist eine bedeutende Entscheidung, die sorgfältige Planung und Durchführung erfordert. Ein reibungsloser Umzug ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Gästedaten, Buchungshistorien und anderen wichtigen Informationen erhalten bleiben. Datenverluste können nicht nur zu operativen Störungen führen, sondern auch die Gästezufriedenheit und das Vertrauen beeinträchtigen.

2. Herausforderungen bei der Datenmigration

Typische Risiken und Probleme beim PMS-Wechsel

Die Datenmigration von einem PMS-System birgt verschiedene Risiken und Herausforderungen. Dazu gehören:

• Datenverlust: Kritische Informationen können verloren gehen.
• Dateninkonsistenzen: Fehlerhafte oder unvollständige Daten können zu Inkonsistenzen führen.
• Unterbrechung des Hotelbetriebs: Ein langer oder schlecht geplanter Umzug kann den Betrieb stören.
• Planungs- und Kommunikationsschwierigkeiten: Durch den Verlust an historischen Daten kann schlechter geplant und Gäste nicht individualisiert angesprochen werden.

Typische Datenverlustszenarien

Häufige Szenarien, bei denen Daten verloren gehen könnten, sind:

• Unvollständige Backups: Nicht alle Daten werden gesichert.
• Fehler beim Export oder Import: Technische Fehler können den Datentransfer beeinträchtigen.
• Unzureichende Überprüfung: Mangelnde Validierung führt dazu, dass fehlerhafte Daten übersehen werden.
• Vergangene Interaktionen: Reservierungs- & Gast-Historie wird nicht oder nicht vollständig übertragen
• Duplikate,... 

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3. Planung und Vorbereitung des PMS-Umzugs

Wichtige Vorbereitungsschritte

Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung sind entscheidend für einen erfolgreichen PMS-Umzug:

1. Bestandsaufnahme: Erfassen Sie alle relevanten Daten und Systeme.
2. Backup-Plan: Erstellen Sie umfassende Backups aller Daten.
3. Ressourcenplanung: Stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen und Fachkräfte zur Verfügung stehen.
4. Sicherstellen, dass alle dringend benötigten Systeme mit dem neuen PMS funktionieren.
5. Auswahl von Tools zur Datensicherung: nutzen Sie Tools wie den Data Safe…

Erstellung eines Migrationsplans

Ein detaillierter Migrationsplan hilft, den Prozess strukturiert und organisiert durchzuführen:

• Zeitrahmen: Definieren Sie einen realistischen Zeitplan.
• Aufgabenverteilung: Weisen Sie klare Verantwortlichkeiten zu.
• Risikomanagement: Identifizieren und minimieren Sie potenzielle Risiken.

4. Schritte zur Migration des PMS-Systems

Export und Sicherung der Daten mit DataSafe

DataSafe, ein Tool von Smart-Host, bietet eine sichere Möglichkeit, die Daten aus dem PMS-System zu exportieren und zu sichern:

• Export der Daten: Nutzen Sie DataSafe, um alle relevanten Daten aus dem PMS-System zu exportieren.
• Sicherung der Daten: Speichern Sie die exportierten Daten sicher, um Verlust zu vermeiden.

Import und Überprüfung der Daten im neuen System

Nach dem Export müssen die Daten in das neue PMS-System importiert und überprüft werden:

• Datenimport: Importieren Sie die gesicherten Daten in das neue System.
• Datenüberprüfung: Überprüfen Sie alle Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit.

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5. Gewährleistung von Daten- und Historiensicherung

Der Schutz Ihrer wertvollen Daten und die lückenlose Übertragung historischer Gästeinformationen sind entscheidend für einen erfolgreichen PMS-Wechsel. Mit DataSafe bieten wir Ihnen eine Lösung, die eine sichere und zuverlässige Datenmigration gewährleistet und sicherstellt, dass keine Informationen verloren gehen. DataSafe ermöglicht die nahtlose Integration und Deduplizierung Ihrer Daten und sorgt dafür, dass Ihr Hotelbetrieb reibungslos weiterläuft.

Wenn Sie weitere Fragen haben oder sich genauer über das technische Vorgehen informieren möchten, steht Ihnen unser Smart Host-Experten-Team jederzeit gerne für ein persönliches Gespräch zur Verfügung.

Funktionsweise von DataSafe

DataSafe gewährleistet, dass keine Daten verloren gehen, indem es eine sichere und zuverlässige Datenmigration ermöglicht:

• Nahtlose Integration historischer Gäste- und Reservierungsdaten aus dem alten PMS mit dem neuen PMS, einschließlich automatisierter Deduplizierung und Verknüpfung aller relevanten Reservierungen, sowohl vergangene als auch zukünftige.
• Kontinuierlicher Abgleich und Synchronisierung der neuen Daten im PMS mit den bestehenden historischen Datenbeständen.
• etc.

Technische Details und Vorteile

DataSafe bietet zahlreiche technische Vorteile, darunter:

• Direkter Zugriff auf historische Gästedaten in Smart Host für gezielte Analyse und Nutzung.
• Umfassende Einsicht in Gästeinformationen für personalisierte Betreuung.
• Abruf aller relevanten Reservierungsdetails (z.B. Zimmerpreise, Aufenthaltszeiträume, Zusatzleistungen, Notizen).
• Automatisierte Deduplizierung und nahtlose Integration von alten und neuen Datenbeständen.
• Ermöglicht individuelle Serviceangebote, Wiedererkennung von Stammgästen und optimierte Servicequalität zur Umsatzsteigerung.
• Eliminierung manueller, fehleranfälliger Datenübertragungen für verbesserte Skalierbarkeit und Effizienz.

6. Best Practices für eine erfolgreiche Datenmigration

Kontinuierliche Datenüberprüfung

Regelmäßige Überprüfung der Daten während des gesamten Migrationsprozesses:

• Zwischenprüfungen: Kontinuierliche Überprüfung der Datenintegrität.
• Fehlerprotokolle: Dokumentation und Behebung von auftretenden Fehlern.

Tests und Validierungen vor dem finalen Umzug

Bevor der endgültige Umzug erfolgt, sollten umfangreiche Tests und Validierungen durchgeführt werden:

• Testläufe: Durchführung von Test-Migrationen zur Identifikation von Problemen.
• Validierung: Sicherstellen, dass alle Daten korrekt übertragen wurden.

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Obwohl es also durchaus begründet ist, sich zu einem PMS-Wechsel einige Gedanken zu machen und das Ganze als so wichtig anzusehen, wie es ist, muss das ganze kein Hexenwerk sein.

Ein PMS-Wechsel mag auf den ersten Blick komplex und risikobehaftet erscheinen, doch die Vorteile, die sich daraus ergeben, sind es wert. Mit dem richtigen Ansatz und den passenden Tools, wie dem DataSafe von Smart Host, sichern Sie sich nicht nur eine lückenlose Datenmigration, sondern auch eine verbesserte Funktionalität und Effizienz Ihres Systems. DataSafe schützt Sie effektiv vor den Risiken eines Datenverlusts, sorgt für nahtlose Integration und erhält Ihre wertvollen Gästedaten und Reservierungshistorien vollständig. So können Sie mit Zuversicht in die Zukunft blicken und Ihr Hotel auf das nächste Level heben.

Nutzen Sie unsere Erfahrung mit Datenverlust bei PMS-Umzügen und sprechen Sie unverbindlich mit einem unserer Experten. Wir beantworten Ihre offenen Fragen, bieten gerne praktische Tipps und tiefergehende, auf Ihr PMS bezogene Hilfestellungen an.

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