Sie möchten Klarheit darüber, wie sich das neue Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) auf Ihr E-Mail-Marketing im Hotel auswirkt? Oder wie Sie Ihre "alten" Daten sicher handhaben?
Die Informationen in diesem Artikel sind eine Zusammenfassung des Webinars zum Thema: „E-Mail-Marketing, DSG und DSGVO – Implikation für mein Hotel“ vom 24.08.2023.
Hauptredner:
Das DSG tritt am 1. September 2023 in Kraft und ist gewissermaßen das Schweizer Pendant zur DSGVO.
In Bezug auf das E-Mail-Marketing gelten im DSG im Wesentlichen die gleichen Regeln, wie bei der DSGVO, nur die Haftung und die Höhe der Geldbußen unterscheiden sich. Bei Verstößen gegen die DSGVO haftet das Unternehmen und die Geldstrafen können in die Millionen gehen. Beim DSG haftet die Privatperson, die für den Verstoß verantwortlich ist, und die Geldbußen können sich auf bis zu 250.000 CHF belaufen.
Streng genommen dürfte das DSG für Hotels nur wenig Neuerungen bringen in Bezug auf das E-Mail-Marketing. Denn die DSGVO gilt auch in der Schweiz und zwar für Gäste aus dem europäischen Ausland. Schweizer Hotels müssen also auch jetzt schon die DSGVO Richtlinien beachten beim Versand von werblichen E-Mails, insofern diese an Gäste aus dem europäischen Ausland gesendet werden.
Darf ich meinen Gästen und Kontakten nur dann Werbung senden, wenn ich eine Marketing-Einwilligung über das Double Opt-in Verfahren eingeholt habe?
Es kommt darauf an…
Als Hotelier sollten Sie ganz klar trennen zwischen Gästen, die tatsächlich bei Ihnen gebucht haben und anderen Kontakten im PMS. Das können, z.B. Interessenten sein, die sich auf der Website zum Newsletter angemeldet haben, oder Kontakte, die auf Messen oder bei Gewinnspielen generiert wurden.
Es gilt außerdem zu differenzieren, wie wertvoll ein Kontakt ist und wie groß das Risiko einer Beschwerde ist, wenn Sie dem Kontakt Werbung senden.
Der Stammgast hat den größten Wert und das geringste Risiko, danach kommt der Wiederkehrer, anschließend der Erstbesucher, gefolgt von dem Anfrager bis hin zu den sonstigen Kontakten. Die sonstigen Kontakte stellen die risikoreichste Gruppe dar und sollten entweder gar nicht angeschrieben werden oder wenn, dann nur mit einer expliziten Einwilligung, die auch nachweisbar ist.
Gäste und insbesondere Stammgäste sind also als besonders wertvoll einzustufen.
Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihren Gästen werbliche E-Mails senden dürfen, insofern ein Vertrag vorliegt in Form einer anstehenden oder einer vergangenen Buchung (siehe dazu das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG). Bei der Buchung muss in der Datenschutzerklärung darauf hingewiesen werden, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und verwendet werden, welche Software Sie dafür verwenden, und gegebenenfalls auch in welchen weiteren Ländern die eingesetzte Software die Daten der Gäste verarbeitet.
Es muss auch darauf hingewiesen werden, dass sogenannte Aktionsdaten getrackt werden, also Öffnungen und Klicks.
Zudem muss in jeder E-Mail eine einfache Abmeldemöglichkeit zur Verfügung gestellt werden.
Zu beachten ist:
Bei Interessenten und anderen Kontakten, die nicht in Ihrem Hotel gebucht oder übernachtet haben, muss ein Opt-In eingeholt werden (das Double Opt-in ist hier das bevorzugte Verfahren). Sollten Sie sich entscheiden, eine Opt-in E-Mail an Interessenten oder „alte“ Gäste zu senden, darf diese dem Gast nur einmal zugeschickt werden, da keine Antwort als „Nein“ zu verstehen ist.
Sie sehen also, nicht alle Adressen sind gleich wertvoll und nicht alle Adressen haben das gleiche Risiko. Dementsprechend sollten Sie Ihre Datenbank sorgfältig analysieren und entscheiden, welche Kontakte Sie anschreiben möchten, bei welchen Sie ein Opt-in einholen sollten und welche Kontakte Sie vielleicht sogar löschen.
Es lassen sich werbliche und transaktionale Kampagnen differenzieren. Während werbliche Kampagnen darauf abzielen, dass der Gast wieder bucht, informieren transaktionale Kampagnen zu einer bestehenden Buchung. Demnach Bedarf es für transaktionale Kampagnen keine Einwilligung der Gäste, abgesehen von der Buchung selbst.
Es wird keine Übergangsfrist geben und Verstöße werden strafrechtlich sanktioniert. Auch wenn die Durchsetzung des Gesetzes und die Überprüfung vermutlich zeitversetzt stattfinden wird, sollten Sie Ihre Daten schnellstmöglich prüfen und ggf. Einwilligungen von Ihren Kontakten einholen.
Die Hotellerie Suisse bietet für Mitglieder umfangreiches Informationsmaterial.
