Wenn Sie Ihr PMS an Smart Host anbinden, werden alle Gast-Daten zu Smart Host übertragen. Damit die Gäste im Rahmen von Newsletter-Kampagnen in Smart Host angeschrieben werden können, müssen alle Gäste mit einer Newsletter-Anmeldung in Ihrem PMS die entsprechende Einstellung haben. Gäste ohne eine eingestellte Newsletter-Anmeldung im PMS werden von Smart Host automatisch vom Newsletter-Versand ausgeschlossen.
Sollten Sie die Newsletter-Anmeldung also nicht in Ihrem PMS gepflegt haben, sondern in einem anderen System, müssen Sie die Anmeldungen einmal in Ihr PMS übertragen. Viele PMS können das halb automatisiert übernehmen, sodass Sie nicht jedes Gastprofil manuell bearbeiten müssen.
Diese Frage lässt sich nicht so einfach beantworten.
Die folgenden Möglichkeiten legen nur die technische Umsetzbarkeit dar. Sie müssen als Hotel eigenständig prüfen (lassen), ob der eigene Newsletterversand datenschutzrechtlich zulässig erfolgt und Sie insbesondere vor Versand der Newsletter rechtskonforme Einwilligungen der Empfänger eingeholt haben. Die Einwilligung über ein Double-Opt-in-Verfahren ist hierbei die rechtssicherste Variante. Als datenschutzrechtlich Verantwortlicher sind Sie als Hotel auch in der Pflicht, über die Art und die Rechtsgrundlage des Newsletterversands in Datenschutzhinweisen zu informieren. Jedwede Umsetzung des eigenen Newsletterversands sollte vorab mit Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt abgestimmt werden.
Wenn Sie bisher gar keine Newsletter-Anmeldungen gepflegt haben, besteht die Möglichkeit, allen Ihren Kontakten ein sogenanntes initiales Double-Opt-in Mailing zu senden. Dieses sollte keine Werbung enthalten, sondern eine reine Information, dass Sie ab sofort einen Newsletter senden und man sich dafür anmelden kann. Klickt der Empfänger auf den dafür hinterlegten Link in der E-Mail, kann dies als Newsletter-Anmeldung in Ihrem PMS hinterlegt werden. Die Rate der Anmeldungen über dieses Verfahren ist meist sehr gering und liegt in der Regel unter 10%.
Das klassische Double-Opt-in Verfahren verläuft so, dass ein Interessent sich z.B. auf Ihrer Website über ein Formular für den Newsletter anmeldet. An die angegebene E-Mail Adresse wird eine E-Mail gesendet, in der ein Link hinterlegt ist, auf den der Interessent klicken muss, um seine Anmeldung zu bestätigen. Erst dann ist die Anmeldung rechtskonform erfolgt. Klickt der Interessent den Link nicht an, darf er auch keine Werbung erhalten.
Diese Methode kann nicht nur über ein Formular auf der Website angewandt werden, sondern kann z.B. auch in den Buchungsprozess integriert werden oder an anderen Stellen, wie z.B. bei der Einwahl in Ihr WLAN Netzwerk. Hier würden Sie an entsprechender Stelle einfach ein zusätzliches (Einwilligungs-)Kästchen zum Anhaken platzieren. Wird das Kästchen angehakt, löst dies den Versand des Double-Opt-in Mailings aus.
Hier ist zu beachten, dass das Kästchen nicht schon angehakt sein darf. Es muss von der Person explizit per Klick angehakt werden. Zudem ist das Kästchen im Idealfall mit einem Einwilligungstext versehen, der darauf hinweist, dass man sich jederzeit wieder vom Newsletter abmelden kann. Zusätzlich sollte der Text die verfolgten Zwecke (inkl. eines möglichen Trackings der Klick- und Öffnungsraten) wiedergeben und auf die Datenschutzerklärung verlinken. Dort sollten ergänzend ausführliche Datenschutzinformationen zum Newsletterversand bereitgestellt werden.
Viele Hotels berufen sich auf den § 7 Abs. 3 Nr. 4 UWG, um alle ihre Gäste mit einem Newsletter zu beschicken, ohne dass die Gäste sich dafür explizit anmelden müssen. Diese Möglichkeit ist aber ein Ausnahmefall, der strengen Anforderungen unterliegt. Die folgende Auflistung der Anforderungen des UWG ist beispielhaft, nicht bindend und wird nicht laufend aktualisiert und Sie müssen die aktuelle Rechtslage und die Anwendung in Ihrem Hotel von einem Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten prüfen lassen.
Folgenden Text können Sie dafür in Ihrer Datenschutzerklärung, im Buchungsprozess und in den Newslettern verwenden.
Wir werden Ihre E-Mail Adresse zum Versand von Werbung nutzen und Sie über Angebote und Neuigkeiten in unserem Hotel informieren. Sie können dem Erhalt von Werbung jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen, in dem Sie uns eine Mail senden an: XYZ (Bitte E-Mail Adresse einfügen!). Zudem finden Sie am Ende eines jeden Newsletters einen Abmeldelink.
Haben Sie eine solchen Hinweis bereits genutzt, könnten alle bisherigen Gäste mit einem Newsletter beschickt werden, bei denen der Hinweis bei der Buchung vorhanden war. Falls nicht, darf diese Regelung nur für neue Gäste angewendet werden.
Auch diese Information ist ohne Gewähr und müsste von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Rechtsanwalt geprüft werden.
Wenn Sie die Pre-Stay & Post-Stay Umfragen über Smart Host nutzen, können wir für Sie eine Newsletter-Anmeldung mit integrieren, wo der Gast explizit seine Einwilligung geben kann.
Generell muss sich jeder Gast bei Ihnen im Hotel registrieren. Auf dem Meldeschein können Sie auch eine Newsletter-Anmeldung platzieren, für die der Gast explizit einen Haken setzen muss. Den Meldeschein muss der Gast händisch unterschreiben. Außerdem muss der Gast darauf hingewiesen werden, dass er sich jederzeit wieder abmelden kann.
